Servicios de contenido empresarial

Los servicios de contenido empresarial son la evolución de la gestión de contenido empresarial (ECM); su objetivo es adaptarse a las necesidades cambiantes de las empresas y la aparición de nuevas tecnologías, como la computación en la nube. ECM puede considerarse tanto una misión como una tecnología. Su misión es proporcionar una plataforma centralizada para la gestión de registros (RM) y el almacenamiento y distribución de información empresarial, así como apoyar el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos. La tecnología para respaldar esa misión ha seguido creciendo a lo largo de los años y se ha convertido en una plataforma inflexible y enorme que no puede adaptarse y satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios, lo que hace necesaria la transformación en servicios de contenido.

En un informe de investigación de 2017, la firma de investigación y consultoría Gartner marcó el final de ECM, dando paso a lo que llamaron servicios de contenido empresarial. En una clara respuesta al surgimiento de la computación en la nube, Gartner define los servicios de contenido empresarial como un conjunto de servicios y microservicios que pueden operar como una suite integrada o como aplicaciones separadas pero integradas.

Anteriormente, Gartner rastreó el panorama de proveedores de ECM en un informe del Cuadrante Mágico. Ahora, publican un Cuadrante Mágico para la Plataforma de Servicios de Contenido, que continúan actualizando.

Con ECM, las organizaciones debían comprar un conjunto masivo de capacidades, incluso si solo necesitaban un pequeño subconjunto de ellas. Los servicios de contenido empresarial, por otro lado, brindan un enfoque personalizable para comprar y usar capacidades aisladas, a veces de varios proveedores. Los servicios de contenido empresarial comparten repositorios comunes a través de interfaces de programas de aplicación (API), que admiten una amplia gama de tipos de contenido y casos de uso.

Hoy en día, las organizaciones no dependen de un único repositorio, sino de una variedad cada vez mayor de ellos, incluidos Dropbox, Box, Microsoft SharePoint y Google Drive. Los servicios de contenido empresarial proporcionan microservicios basados ​​en API para conectar estos repositorios a aplicaciones comerciales relacionadas. Admiten un marco adaptable que se integra fácilmente con nuevas aplicaciones y brinda a los usuarios la flexibilidad que necesitan.

Elementos de los servicios de contenido

Gartner define los servicios de contenido como si tuvieran tres elementos:

Plataformas de servicios de contenido representan la evolución de las suites ECM inflexibles. Las plataformas de servicios de contenido proporcionan su propio repositorio de contenido, pero también se integran con otros repositorios a través de API. Las plataformas de servicios de contenido proporcionan herramientas que admiten un conjunto básico de casos de uso comunes, como la gestión de la información, el flujo de trabajo, el control de versiones y el análisis.

Aplicaciones de servicios de contenido proporcionar casos de uso que son más específicos que el conjunto básico proporcionado por las plataformas de servicios de contenido. Los ejemplos incluyen aplicaciones adaptadas a industrias verticales, así como gestión de contratos y gestión de facturas.

Componentes de servicios de contenido proporcionan funciones adicionales además de las aplicaciones existentes y los conjuntos de funciones principales. Las características de ejemplo incluyen la captura de documentos y la traducción de idiomas.

Plataformas de servicios de contenido frente a ECM

Al definir el cambio de la gestión de contenido empresarial a los servicios de contenido empresarial, Gartner enfatizó el alejamiento de un repositorio central como el punto focal de la solución. La solución ya no se trata del mero almacenamiento de contenido, sino de cómo las personas utilizan el contenido para colaborar y compartir, así como para crear procesos comerciales para generar conocimientos.

Existen diferencias adicionales entre los servicios de contenido y los ECM, que incluyen:

En las instalaciones frente a la nube. La mayoría de los ECM se entregaron como paquetes de software locales inflexibles. Los servicios de contenido, por otro lado, utilizan tecnologías modernas basadas en la nube, incluidos los microservicios.

Centrado en API. Si bien los ECM brindan una capacidad de integración limitada y no admiten API, los servicios de contenido se basan en API y utilizan un conjunto común de API REST para recuperar y acceder a contenido en repositorios de múltiples proveedores.

Interfaz de usuario y experiencia de usuario. Muchos ECM se diseñaron hace 10 a 15 años, o más, y emplean interfaces de usuario (UI) obsoletas que crean experiencias de usuario deficientes (UX). Los servicios de contenido, por otro lado, tienen interfaces modernas y fáciles de usar que maximizan la productividad para los usuarios finales y optimizan la experiencia del usuario.

Inteligencia artificial (IA). A diferencia de los ECM, los servicios de contenido emplean inteligencia artificial para realizar una clasificación y etiquetado automatizados de contenido, utilizando el procesamiento del lenguaje natural (NLP). El análisis predictivo también se utiliza para ayudar a automatizar los flujos de trabajo y los procesos que tradicionalmente se manejan manualmente.

Una comparación de las plataformas de gestión de contenido empresarial y los servicios de contenido

Una explicación de cómo se comparan las plataformas de gestión de contenido empresarial con las plataformas de servicios de contenido más nuevas.

Beneficios de los servicios de contenido

Los servicios de contenido empresarial ofrecen los siguientes beneficios:

Cómodo y fácil acceso al contenido. Con ECM, todo el contenido se centralizó en un único repositorio. Si los usuarios comerciales necesitaran un documento o archivo, buscarían y accederían a ese repositorio. Los servicios de contenido, por otro lado, apoyan un mundo interconectado de repositorios. Con las API, el contenido se entrega a los usuarios donde sea que se encuentren, en lugar de obligar a los usuarios a buscar el contenido en un único repositorio.

Flexibilidad y elección. Los servicios de contenido brindan a los usuarios opciones sobre dónde se almacena y se accede al contenido. Su arquitectura impulsada por API brinda la flexibilidad de integrar sistemas y herramientas adicionales de múltiples proveedores. Si una integración "lista para usar" no está disponible, la plataforma se puede desarrollar fácilmente usando la API.

Ahorro de costes. Los ECM son sistemas de software inflexibles y de alto costo que requieren una inversión significativa en hardware. Los servicios de contenido, por otro lado, se brindan mediante microservicios livianos nativos de la nube. Las herramientas se entregan como un servicio, sin necesidad de invertir en hardware. Se pueden encontrar más ahorros de costos en la separación de capacidades, ya que las organizaciones pueden comprar solo las características que necesitan.