ROT (redundante, obsoleto o trivial) es documentación digital que una organización continúa reteniendo a pesar de que la información que está documentada no tiene valor comercial o legal. Los empleados crean ROT al guardar múltiples copias de la misma información, información obsoleta e información extraña que no ayuda a la organización a cumplir sus objetivos. ROT se puede encontrar en escritorios individuales, en servidores de redes, en servidores de SharePoint, en tabletas, dispositivos móviles, computadoras mainframe y en la nube.
ROT es perjudicial de cinco formas importantes. Primero, crea costos excesivos de almacenamiento, infraestructura y mantenimiento. En segundo lugar, afecta la capacidad de los empleados para demostrar el cumplimiento de las pautas regulatorias o responder a las solicitudes de descubrimiento. En tercer lugar, afecta la capacidad de los empleados para acceder rápidamente a la información correcta y tomar decisiones basadas en datos de manera ágil. En cuarto lugar, ROT a menudo no se gestiona y, en consecuencia, es vulnerable a las filtraciones de datos. Y quinto, la información que se retiene más allá de su período de retención legal representa un riesgo de responsabilidad porque puede usarse contra la organización en acciones legales o auditorías financieras.
La Association of Information and Image Management (AIIM) informa que, en promedio, la mitad de la información retenida de una organización no tiene valor comercial y el Consejo de Cumplimiento, Gobernanza y Supervisión (CGOC) estima que una gran empresa con 10 petabytes de datos podría estar gastando hasta $ 34.5 millones en datos que podrían eliminarse. Para prevenir la ROT, es importante que las partes interesadas clave de la organización, que incluyen ejecutivos de nivel C, gerentes de línea de negocio (LOB), gestión de registros, profesionales legales, de cumplimiento y tecnología de la información (TI), se reúnan y desarrollen un Programa de gobernanza de la información unificada (IG) basado en reglas que satisface las necesidades de la organización de manera integral.
El primer paso inicial al crear un plan de gobierno de la información es hacer un inventario de la información existente y determinar qué tiene valor comercial y / o se necesita por razones legales; todo el resto del contenido se puede considerar ROT. Aunque una revisión manual de la documentación digital puede resultar un proceso laborioso, hoy en día existen autoclasificación y codificación predictiva programas de software que se pueden utilizar para descubrir ROT y clasificarlo en consecuencia. Un plan de gobierno de la información eficaz incluye disposiciones sobre cómo tratar con ROT de manera continua y constituye la base de una cultura empresarial que gestiona activamente los activos de información y desalienta el acaparamiento de datos.
ROT también puede denominarse desechos de datos.