Una política de correo electrónico corporativo es un documento de gestión que describe formalmente cómo los empleados pueden utilizar las herramientas de comunicación electrónica. La política establece pautas para lo que se considera uso aceptable y uso inaceptable.
Una empresa debe tener una política corporativa de correo electrónico para advertir y guiar a los empleados contra las amenazas de correo electrónico, como los ataques de phishing. La política puede imponer límites a los tipos de archivos que los empleados pueden abrir, descargar o intercambiar con otros. La política debe describir qué hacer si un empleado recibe un correo electrónico ofensivo, para protegerse contra la responsabilidad legal.
Una política de correo electrónico corporativo también puede incluir lenguaje que cubra el uso personal de los sistemas de comunicaciones corporativos, indicando si se aceptan correos electrónicos personales, si hay ciertas horas del día durante las cuales se pueden enviar correos electrónicos personales y si los correos electrónicos personales deben guardarse en una carpeta separada. También debe incluirse una guía detallada sobre el contenido prohibido y el tratamiento de datos confidenciales. También se pueden abordar el cumplimiento y la retención de correo electrónico.
Hay herramientas de software disponibles que monitorean e informan sobre el contenido del correo electrónico que puede violar las políticas establecidas. Para hacer cumplir las pautas descritas en la política, una empresa debe realizar una capacitación periódica que describa las mejores prácticas de correo electrónico y refuerce las consecuencias de la mala conducta por correo electrónico.