Plan de comunicación

Un plan de comunicación es un enfoque impulsado por políticas para proporcionar información a las partes interesadas. El plan define formalmente a quién se le debe dar información específica, cuándo se debe entregar esa información y qué canales de comunicación se utilizarán para entregar la información.

Un plan de gestión de comunicaciones eficaz anticipa qué información se necesitará comunicar a segmentos de audiencia específicos. El plan también debe abordar quién tiene la autoridad para comunicar información confidencial o sensible y cómo se debe difundir la información (correo electrónico, sitios web, informes impresos y / o presentaciones). Finalmente, el plan debe definir qué canales de comunicación utilizarán las partes interesadas para solicitar comentarios y cómo se documentará y archivará la comunicación.

Los planes de comunicación juegan un papel importante en la gestión del cambio. Una estrategia de comunicación eficaz puede ayudar a derribar la resistencia al cambio al hacer que todos estén en la misma página y ayudar a las partes interesadas a participar y respaldar la necesidad de cambio y los pasos que se están tomando para lograrlo.

En la gestión de proyectos, el plan de comunicaciones puede incluir un glosario de términos comunes para garantizar que todas las partes interesadas utilicen los términos de forma coherente. Este glosario también puede definir e incluir ejemplos de plantillas, informes y formularios que el director del proyecto utilizará para comunicar información.

Un plan de comunicación para situaciones de emergencia es similar, pero también debe abordar las formas en que se deben utilizar los canales de comunicación electrónicos y no electrónicos para difundir información. Esto incluye anuncios a través del sistema de localización de un edificio, mensajes de texto automatizados, alertas por correo electrónico, llamadas automáticas pregrabadas y el uso de árboles telefónicos y redes sociales.