Un motor de reservas es una aplicación de software como servicio (SaaS) que utilizan las empresas hoteleras para brindar a los huéspedes la oportunidad de reservar una propiedad en línea. En programación de computadoras, un motor es un programa que realiza una función básica o esencial para otros programas. Los motores de reserva tienen dos lados: el back-end y el lado orientado al cliente. Las empresas utilizan el back-end para configurar, administrar y revisar las reservas, y el lado orientado al cliente permite a los huéspedes reservar habitaciones por sí mismos.
Un motor de reservas puede recopilar información de tarjetas de crédito y colaborar con un servicio comercial en línea o una pasarela de pago para procesar depósitos y pagos. El software también puede procesar automáticamente todas las reservas en línea, ingresarlas en el sistema y el calendario de la compañía y almacenar de manera segura los datos de los clientes, así como brindarles a los huéspedes actualizaciones en tiempo real sobre la disponibilidad y las tarifas de alquiler.
La mayoría de los huéspedes consideran que la reserva en línea es una solución conveniente y más fácil, ya que pueden crear su reserva cuando lo deseen en lugar de esperar a hablar con alguien por teléfono. Por lo tanto, las empresas que utilizan motores de reservas se benefician principalmente de la creación de un sistema que permite a los huéspedes acceder fácilmente a los procesos de reserva y pago sin la ayuda del personal del hotel o agentes de viajes. Como resultado, los ingresos brutos crecerán a medida que aumenten las reservas directas.
¿Cómo funciona un motor de reservas?
Hay cinco pasos principales involucrados en la implementación de un motor de reservas. Ellos son:
- Ingrese información comercial, como descripciones de habitaciones, tarifas, fotos e inventario.
- Los invitados interactúan con el software.
- La disponibilidad de la propiedad se actualiza continuamente en todos los canales.
- Se envían correos electrónicos automáticos para confirmar la reserva y saludar a los huéspedes antes de su llegada.
- Las solicitudes de revisión y los códigos de promoción se distribuyen a los clientes.
Muchos motores de reserva son aplicaciones web que existen por completo en el sitio web de la empresa; los clientes no están obligados a instalar ningún programa para completar una reserva en línea. Cuando un cliente llega al sitio web de la empresa, se le pedirá que elija qué servicio le gustaría reservar. Al hacer clic en una opción, el huésped accederá a la página de reserva, donde podrá pagar el servicio a través de una pasarela de pago segura. El proceso de reserva se completa cuando el pago del huésped se transfiere a la empresa anfitriona.
Características del motor de reservas
Varios proveedores de software ofrecen motores de reserva a las empresas hoteleras, incluidos Zaui Software, roomMaster, Easy Innkeeping y Little Hotelier, y cada motor posee características diferentes. Esta variedad ayuda a que un servicio sea más adecuado para un tipo de negocio, como un hotel pequeño e independiente, y otro servicio más adecuado para otro tipo de negocio, como una cadena de hoteles más grande.
Algunas de las características que se ofrecen con más frecuencia incluyen:
- Una interfaz de usuario (UI) que es fácil de entender y operar;
- una galería de imágenes;
- una opción de búsqueda;
- la capacidad de personalizar y editar el motor de reservas;
- pasarelas de pago integradas y seguras;
- un sistema de revisión;
- gestión y seguimiento sencillos de la sala;
- la capacidad de admitir varios idiomas y monedas;
- adaptabilidad a dispositivos móviles; y
- capacidades de reserva fuera de línea.
Beneficios de los motores de reserva
Los motores de reserva están diseñados para facilitar los procesos de reserva tanto para las empresas como para sus huéspedes. Los beneficios específicos incluyen:
La capacidad de aumentar las reservas. - Es más probable que los huéspedes reserven a través de un sitio con un motor de reservas integrado. El software brinda flexibilidad que permite a los huéspedes hacer reservas cuando lo deseen en lugar de esperar a hablar con un miembro del personal por teléfono. Además, tener un motor de reservas en el sitio web permite a los huéspedes hacer clic y reservar fácilmente sin distraerse con otras ofertas u ofertas.
Control de la experiencia del cliente durante todo el recorrido. - La experiencia del cliente (CX) comienza tan pronto como aterriza en el sitio web de la empresa. Su única interacción con la empresa antes de su estadía es a través del contenido elegido específicamente para el sitio web. Por lo tanto, las empresas pueden utilizar los motores de reservas para mejorar su marca y mejorar las relaciones con los clientes al garantizar que su proceso de reserva sea una experiencia positiva.
Las empresas pagan menos por la comisión - Las reservas realizadas directamente a través del sitio web de la empresa costarán menos comisiones que las realizadas a través de una agencia de viajes en línea (OTA), como Expedia, TripAdvisor, Trivago y Priceline Group, lo que aumentará los ingresos brutos.
Disminución de la dependencia de las agencias de viajes en línea. - Las OTA pueden ayudar a las empresas difundiendo el nombre de la empresa, aumentando la presencia de la empresa en los resultados de búsqueda y proporcionando un sitio web confiable para que los huéspedes reserven. Sin embargo, si todas las reservas se realizan a través de OTA, las empresas pueden experimentar una disminución importante en los ingresos. Como se mencionó anteriormente, las reservas realizadas directamente a través del sitio web de la empresa costarán menos en comisión que las realizadas a través de las OTA. Por lo tanto, los motores de reserva integrados ayudan a preservar las fuentes de ingresos de la empresa al proporcionar una alternativa a las OTA y mantener el proceso de reserva en el sitio web de la empresa.
Los huéspedes pueden pagar en su propio idioma y moneda. - Muchos motores de reservas tienen la capacidad de trabajar con varios idiomas y monedas. Esto proporciona un mayor nivel de usabilidad y comodidad a los huéspedes y genera altas expectativas de la empresa desde la primera interacción.
Libertad para ofrecer diferentes promociones - La incorporación de motores de reserva en el sitio web permite a una empresa ofrecer de forma fácil y rápida ofertas y descuentos de última hora. Estas promociones se pueden utilizar para fomentar la lealtad a la marca, así como para aumentar las posibilidades de que los huéspedes tengan experiencias positivas y dejen críticas halagadoras.
Otras ventajas incluyen:
- El personal dedica menos tiempo al teléfono y más tiempo a ayudar a los huéspedes actuales en persona.
- Los motores de reserva pueden reducir la cantidad de huéspedes que no se presentan para su reserva.
- La reserva en línea facilita pagos más rápidos.
- Los datos recopilados por los motores de reservas y otro software de reservas pueden proporcionar información valiosa sobre los procesos comerciales.
Seguridad del motor de reservas
Compartir información financiera en línea puede ser riesgoso; el uso de motores de reserva no es una excepción. Por lo tanto, es importante confirmar que un sistema de reserva es seguro antes de usarlo. Los motores de reserva seguros protegerán los datos del usuario contra escuchas clandestinas, enmascaramiento, corrupción y ataques de denegación de servicio mediante una combinación de función Hash y criptografía de clave pública y privada. Ofrecer un motor de reservas seguro proporcionará instantáneamente a una empresa credibilidad y confiabilidad, así como la protección de su reputación.
Para garantizar la protección completa de los datos del cliente y la información de pago, un motor de reservas debe mantener el cumplimiento del Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS). El cumplimiento de PCI DSS exige que:
- Se mantiene una política de seguridad que aborda la seguridad de la empresa y del sistema.
- La información de la tarjeta de crédito solo está disponible cuando sea necesario.
- Se confirma que el sitio web está debidamente protegido.
- Se establece la exclusividad y las páginas exclusivas para miembros se ocultan al público.
- Los gerentes cuentan con cuentas administrativas dentro del motor de reservas.
- La actividad y la seguridad se registran correctamente en el motor de reservas.
- La información confidencial del titular de la tarjeta está protegida mediante encriptación.
- Los sistemas se prueban periódicamente para garantizar el cumplimiento.
- El software antivirus está actualizado en todos los sistemas.
Los análisis de rutina de PCI DSS confirman que un motor de reservas cumple con los requisitos mínimos de cumplimiento al verificar vulnerabilidades y fallas de seguridad comunes en la configuración del servidor. Si una empresa produce menos de 6 millones de transacciones por año, tanto el escaneo como el informe se pueden realizar y producir a través de un proveedor de servicios en línea. Sin embargo, si una empresa produce más de 6 millones de ventas al año, necesitará un Asesor de seguridad calificado (QSA) para realizar auditorías in situ tanto de las instalaciones de la empresa como del entorno de alojamiento del servidor.
El futuro de los motores de reservas
A medida que los motores de reserva continúan desarrollándose, se espera que se centren más en ofrecer exactamente lo que el cliente desea en cualquier dispositivo que elijan usar, como un teléfono inteligente, tableta o computadora portátil.
La minería de datos, el aprendizaje automático, la inteligencia artificial y el aprendizaje profundo mejorarán enormemente las capacidades de los motores de reservas y permitirán una mayor personalización de los servicios. El aprendizaje automático y la inteligencia artificial producirán resultados relevantes a lo largo del proceso de toma de decisiones del huésped, lo que facilita el proceso de reserva y aumenta las tasas de conversión. Además, la mayor cantidad de datos de clientes recopilados ayudará a las empresas a generar lealtad a la marca y garantizar la repetición de sus negocios.