Matriz Eisenhower

La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo para priorizar tareas. También se conoce como la matriz urgente / importante, la matriz de gestión del tiempo y el método Eisenhower.

La Matriz de Eisenhower recibe su nombre del 34 ° presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, quien fue citado diciendo: "Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca lo son. urgente." Este método fue popularizado por el libro de Stephen Covey The 7 Habits of Highly Effective People.

Según un estudio de investigación de consumidores titulado "El simple efecto de urgencia", las personas naturalmente eligen la urgencia sobre la importancia al priorizar las tareas que son urgentes y menos importantes, sobre las que son menos urgentes pero ofrecen mayores recompensas. La Matriz de Eisenhower se utiliza para superar este sesgo común, ya que tiene en cuenta la importancia de una tarea junto con su urgencia.

Urgencia versus importancia

Identificar correctamente el nivel de urgencia e importancia que tiene cada tarea es fundamental para utilizar la Matriz de Eisenhower.

Las tareas urgentes exigen atención inmediata y conllevan claras consecuencias por no cumplirlas o completarlas a tiempo.

Las tareas importantes contribuyen a los objetivos y metas a más largo plazo que a veces requieren planificación para completarse.

Matriz Eisenhower

Los cuatro cuadrantes de la matriz de Eisenhower

¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower?

La matriz se divide en cuatro cuadrantes. Los usuarios consideran la urgencia y la importancia de sus actividades individuales y las clasifican en los cuadrantes adecuados. Cada cuadrante tiene una llamada a la acción específica: hacer, programar, delegar o eliminar. Cada cuadrante tiene su propio nivel de prioridad: las tareas del cuadrante 1 deben realizarse primero, mientras que las del cuadrante 4 deben realizarse en último lugar o eliminarse.

Cuadrante 1: "Haz primero". Estas tareas son urgentes e importantes y exigen atención y acción inmediatas. Las actividades del cuadrante 1 son el grupo de mayor prioridad con plazos claros y tienen consecuencias por la mala calidad del trabajo o por no cumplir con el plazo.

Las tareas del cuadrante 1 pueden incluir:

  • Resolver una interrupción de TI en toda la empresa.
  • Preparar una presentación o un informe para una reunión importante.

Cuadrante 2: "Programe". Estas tareas son importantes, pero no urgentes. Pueden tener o no plazos definidos, pero siguen siendo fundamentales para los objetivos a largo plazo. La gestión proactiva de las actividades en este cuadrante puede ayudar a aligerar la carga de las tareas del primer trimestre. Las actividades del segundo trimestre deben tener la segunda prioridad más alta después de las actividades del primer trimestre.

Las tareas del cuadrante 2 pueden incluir:

  • Asistir a eventos o conferencias de networking profesional.
  • Completar evaluaciones de desempeño de los empleados.

Cuadrante 3: "Delegar, si es posible". Estas tareas son urgentes, pero no importantes. Aunque existe un nivel de sensibilidad temporal, las tareas no contribuyen significativamente a los objetivos a largo plazo. Aquí es donde entra en juego la capacidad de distinguir entre urgencia e importancia. Normalmente percibidas como "trabajo ajetreado", las tareas que caen en este cuadrante se pueden delegar sin problemas importantes. Las actividades del tercer trimestre tienen la tercera prioridad más alta.

Las tareas del cuadrante 3 pueden incluir:

  • Asistir a reuniones no críticas.
  • Terminando el papeleo servil.
  • Realización de tareas administrativas.

Cuadrante 4: "Eliminar o hacer en último lugar". Estas tareas no son urgentes ni importantes. Las tareas de este cuadrante no son necesarias y no contribuyen a objetivos o intereses a largo plazo. Se recomienda hacer estas actividades al final o eliminarlas por completo, ya que constituyen el grupo de menor prioridad.

Las actividades del cuadrante 4 pueden incluir:

  • Clasificación de correos electrónicos no deseados.
  • Desplazarse por LinkedIn.
  • Organización de archivos.

Limitaciones de su uso

La Matriz de Eisenhower es una forma sencilla de priorizar tareas en función de la importancia y la urgencia. Si bien su simplicidad hace que sea fácil de usar, ignora otras consideraciones importantes, como la disponibilidad de recursos, la complejidad de las tareas y los niveles de esfuerzo.

Además, la matriz de Eisenhower funciona mejor cuando hay relativamente pocas tareas por cuadrante. Un mayor número de tareas puede abrumar a los usuarios y requerir más actividades de priorización dentro de cada cuadrante. Con un gran volumen de tareas, completar la matriz también puede llevar mucho tiempo y ser una tarea de menor prioridad.

Dado que este enfoque se diseñó para usuarios en puestos gerenciales, puede tener beneficios limitados para los usuarios que no pueden delegar tareas o estructurar de forma independiente sus actividades diarias. Sin la opción de delegar, hay menos distinción entre tareas urgentes / importantes y urgentes / no importantes. Si los usuarios no están a cargo de sus propios horarios, no podrán priorizar el orden de sus tareas y probablemente pasarán la mayor parte de su tiempo ejecutando las tareas del tercer trimestre de otra persona.

Relación con el principio de Pareto

El Principio de Pareto, o la regla 80/20, es una teoría que establece que el 20 por ciento de los esfuerzos determina el 80 por ciento de los resultados. Según esta teoría, el 20 por ciento de los empleados de una empresa producen aproximadamente el 80 por ciento de los resultados de la empresa, o quizás el 20 por ciento de las inversiones de una empresa producen alrededor del 80 por ciento de sus ganancias.

Aplicada dentro del contexto de la productividad personal, la regla establece que alrededor del 20 por ciento del trabajo de un empleado producirá el 80 por ciento del impacto del empleado. El propósito de Eisenhower Matrix es ayudar a los usuarios a identificar el 20 por ciento de las tareas más impactantes en las que concentrarse y evitar perder tiempo en el 80 por ciento menos impactante.

Si bien la matriz de Eisenhower no identifica el 20 por ciento exacto del trabajo en el que centrarse, puede proporcionar una idea general de qué tareas pueden producir resultados más grandes que otras y es beneficioso priorizar.