La gestión de tareas sociales (STM) es un enfoque basado en software colaborativo en tiempo real para las actividades comerciales que tradicionalmente se han llevado a cabo a través de procesos asincrónicos como el intercambio de documentos y las actualizaciones de estado. El software STM está disponible como producto independiente o como parte de una suite de software empresarial empresarial más grande.
La mayoría de los productos de gestión de tareas sociales proporcionan una interfaz de portal que organiza a los miembros del proyecto en torno a las tareas. Los hitos del proyecto, los plazos y otros detalles asociados con las tareas se coordinan y sincronizan entre los sistemas de los usuarios.
Alan Lepofsky, analista de Constellation Research, describe los procesos involucrados en un proyecto típico sin colaboración social: un gerente programa reuniones para asignar tareas y verificar estados. El progreso se registra en un plan de proyecto o en una hoja de cálculo. Luego, ese plan se comparte por archivo o se envía por correo electrónico. Si alguien tiene una sugerencia, se envía otro correo electrónico o mensaje instantáneo. El plan se actualiza y se comparte nuevamente. El proceso se repite hasta que finaliza el proyecto. Según Lepofsky, este tipo de gestión de proyectos crea cuellos de botella, inadvertidamente o por error mantiene a las personas al margen, limita la colaboración e incluso puede causar confusión cuando un correo electrónico se saca de contexto.
Lepofsky enumera cinco beneficios del software de gestión de tareas sociales:
- Los flujos de actividad muestran todo lo que sucede en un proyecto.
- Las conversaciones están en contexto con los temas adecuados, lo que permite a las personas comentar sobre el proyecto en general o un elemento específico, evitando confusiones.
- Los medios se pueden integrar en tareas y comentarios. Por ejemplo, alguien puede adjuntar una presentación a una tarea en particular.
- Los empleados pueden presionar un botón Favorito o Me gusta, que puede servir como barómetros.
- Las palabras y frases se pueden etiquetar para que los empleados puedan localizar el artículo más tarde.
Los proveedores de productos de gestión de tareas sociales incluyen Asana, AtTask, Do.com (parte de Salesforce.com), Producteev, Mindjet y TeamBox.