Gestión de presentaciones

La gestión de presentaciones es la creación, distribución, actualización y publicación supervisadas de mensajes y elementos visuales en presentaciones en toda una empresa. La gestión de presentaciones anima a las organizaciones a tratar todas las presentaciones internas y externas como activos de comunicación.

Las empresas utilizan presentaciones todos los días para transmitir información. A pesar del papel fundamental que desempeñan las presentaciones, muchas organizaciones pasan por alto los flujos de trabajo relacionados con la creación y distribución de estos activos. En muchas organizaciones, las presentaciones de PowerPoint se pueden encontrar dispersas en carpetas de red, computadoras portátiles y cadenas de correo electrónico antiguas. Con demasiada frecuencia, cuando llega el momento de crear una nueva presentación, un empleado perderá horas buscando en mazos viejos con diapositivas desactualizadas, antes de armar una presentación única que contiene imágenes de fuera de la marca e información inexacta.

El software de gestión de presentaciones permite a las empresas controlar la marca y el mensaje en toda la empresa y fomentar las presentaciones interactivas. El software puede garantizar que solo la información más actualizada y relevante esté disponible para los presentadores, de modo que las empresas no tengan que preocuparse de que la información incorrecta se haga pública y cree un riesgo de cumplimiento o un problema de relaciones públicas.

Un enfoque estratégico para la gestión de presentaciones es extremadamente beneficioso para las industrias altamente reguladas, como la farmacéutica y las finanzas, porque alivia las preocupaciones de cumplimiento. La gestión de presentaciones también proporciona a las empresas información sobre datos e inteligencia empresarial (BI) para que los directores puedan ver qué activos de comunicación funcionan bien y corregir los que no.

Los componentes de una suite de software de gestión de presentaciones a nivel empresarial eficaz deben abordar:

Una ubicación gestionada de forma centralizada para los activos de presentación: Las diapositivas de PowerPoint, los documentos de Word, las hojas de cálculo de Excel, los PDF, las infografías, los videos, los logotipos y cualquier otro contenido creado para promocionar la marca de la empresa o vender un servicio / producto deben almacenarse en un lugar al que pueda acceder fácilmente cualquier persona que lo necesita. Algunas organizaciones nombran un Director de Gestión de Presentaciones para que se encargue de recopilar, mantener y actualizar el depósito central de diapositivas.

Permisos controlados: Políticas que garantizan que los empleados adecuados tengan acceso a la información adecuada. Esto es particularmente crítico en industrias reguladas, como la farmacéutica y financiera. Gestión de presentaciones, los permisos son más que un simple "acceso" porque dictan lo que el destinatario puede hacer con la presentación, ya sea que se incluyan descargas, ediciones, transmisiones y recursos compartidos.

Mensajería forzada: La mensajería forzada garantiza que los empleados cuenten la historia completa y no la información seleccionada sin proporcionar el contexto adecuado. Este aspecto de la gestión de presentaciones también protege a las empresas reguladas de olvidarse de las declaraciones de divulgación.

Actualizaciones de toda la organización: Envíe automáticamente los últimos hechos, cifras y contenido de mensajes de marca a los empleados que lo necesiten.