La gestión de metadatos es la administración de datos que describen otros datos. Implica establecer políticas y procesos que garanticen que la información se pueda integrar, acceder, compartir, vincular, analizar y mantener con el mejor efecto en toda la organización.
Los metadatos se generan siempre que se crean, adquieren, agregan, eliminan o actualizan datos. Por ejemplo, los metadatos del documento en Microsoft Word incluyen el tamaño del archivo, la fecha de creación del documento, el nombre del autor y el modificador más reciente, las fechas de los cambios y el tiempo total de edición. Se pueden agregar más metadatos, incluidos el título, las etiquetas y los comentarios.
El objetivo de la gestión de metadatos es facilitar que una persona o un programa localicen un activo de datos específico. Esto requiere diseñar un repositorio de metadatos, llenar el repositorio y facilitar el uso de la información en el repositorio.
Los beneficios de la gestión de metadatos incluyen:
- Consistencia de definiciones de metadatos para que las variaciones de terminología no causen problemas de recuperación de datos.
- Menos redundancia de esfuerzo y mayor consistencia en múltiples instancias de datos porque los datos se pueden reutilizar de manera apropiada.
- Mantenimiento de información en toda la organización que no depende del conocimiento de un empleado en particular.
- Mayor eficiencia, lo que conduce a una entrega más rápida de productos y proyectos.
Cuando una organización está estableciendo políticas para administrar metadatos, es importante que los gerentes se reúnan y acuerden un vocabulario y taxonomía de datos comunes. Se deben abordar las variaciones dentro del departamento y eliminar o reemplazar los usos personalizados.
En algunos casos, la organización puede optar por utilizar un repositorio de metadatos que viene con un conjunto de herramientas que ya está en uso. Por ejemplo, los proveedores de ETL ofrecen aplicaciones de gestión de metadatos para catalogar y gestionar metadatos ETL, así como metadatos asociados con aplicaciones de origen y destino.