La gestión del correo electrónico es un enfoque sistemático para maximizar la eficiencia de las prácticas de correo electrónico y minimizar los efectos negativos que la gestión del correo electrónico puede tener en la productividad y la satisfacción laboral de una persona.
En el lugar de trabajo, manejar el correo electrónico de manera ineficaz puede desperdiciar una cantidad considerable de tiempo de un empleado y también puede obstaculizar a otros empleados y afectar negativamente a la organización en su conjunto. El manejo del correo electrónico puede representar más del 30 por ciento de la jornada laboral de un empleado, quizás significativamente más si los comportamientos de manejo no están optimizados.
Los consejos para una gestión eficaz del correo electrónico incluyen:
- Limitar la cantidad de veces que procesa el correo en un día.
- Limitar la cantidad de tiempo que dedica a procesar el correo electrónico en una sesión determinada.
- Solo mantenga abierto su programa de correo electrónico mientras lo maneja activamente.
- Verificar el correo electrónico solo cuando lo vaya a procesar.
- Eliminar tantos mensajes como sea posible de inmediato.
- Responder de inmediato a mensajes que pueden responderse de forma muy breve.
- Mover los mensajes que se tratarán más tarde a una carpeta separada.
- Responder solo a los correos electrónicos que requieren respuestas.
- Limitar los destinatarios a la menor cantidad de personas posible.
- Mantener respuestas breves.
- Eliminar todos los mensajes que no se archivan después de un período de tiempo específico.
La gestión del correo electrónico se clasifica normalmente como una habilidad difícil, algo que se puede enseñar. Sin embargo, debido a que tiene un efecto tan profundo en la productividad de los empleados, la gestión del correo electrónico también se considera un componente de importantes habilidades blandas como la gestión del tiempo, la organización y la comunicación.
Ver también: bandeja de entrada cero, correo electrónico de quiebra