1) En general, un documento (sustantivo) es un registro o la captura de algún evento o cosa para que la información no se pierda. Por lo general, se escribe un documento, pero también se puede hacer un documento con imágenes y sonido. Un documento generalmente se adhiere a alguna convención basada en documentos similares o anteriores o requisitos específicos. Ejemplos de documentos son facturas de venta, testamentos y escrituras, ediciones de periódicos, historias de periódicos individuales, grabaciones de historia oral, órdenes ejecutivas y especificaciones de productos.
Un documento es una forma de información. Un documento se puede poner en formato electrónico y almacenar en una computadora como uno o más archivos. A menudo, un solo documento se convierte en un solo archivo. Un documento completo o partes individuales pueden tratarse como elementos de datos individuales. Como archivos o datos, un documento puede formar parte de una base de datos. La Gestión de Documentos Electrónicos (EDM) se ocupa de la gestión de documentos almacenados electrónicamente.
Cuando se utilizan ciertos programas de aplicaciones informáticas, como un procesador de textos, un documento es la unidad de trabajo guardado. Cada documento se guarda como un archivo con un nombre exclusivo.
En la industria informática, la documentación es la información que se proporciona a un cliente u otros usuarios sobre un producto o el proceso de preparación.
2) Documentar (verbo) un hecho, evento u otra cosa es registrarlo o anotarlo, es decir, ponerlo en alguna forma relativamente permanente para que pueda recuperarse más tarde.